1人でもチームでも、仕事でもプライベートでも便利なMicrosoft ToDo

はじめに

Windowsを使っている人ならMicrosoft TODOをおすすめします！

今回紹介の記事はこのような方におすすめです。

【おすすめ対象の方】
・Microsoft ToDoの登録→完了の基本的な使い方ができる
・複数名のチームで仕事をする機会がある
・Windows OSのPCを使っている

基本的な内容ではなく実践的な使い方の紹介になります。

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さぁそれではよろしくお願いします！

Microsoft ToDoとは

Microsoftの公式のToDo管理アプリです。

非常にシンプルなUIになっています。

【言葉の定義】
タスク：やることの1つ1つのこと
リスト：タスクが登録されている一覧のこと

Microsoft ToDoを選ぶ理由

数あるToDoアプリの中でなぜMicrosoft ToDoを使うの？

理由：Windowsアプリとの親和性が高いため

親和性とは「物事を組み合わせたときの相性の良さ」のことです。

そのためMicrosoft ToDoを”特に”おすすめする上での前提条件があります。

【”特に”おすすめするための前提条件】
・Windows OSを使っている
・Microsoft Teamsを使っている
・Outlookを使っている

Microsoft ToDoの応用機能

さっそくMicrosoft ToDoを使いこなすための機能を紹介します。

注意：基本的なタスクの登録→完了の紹介は割愛します。使えること前提の紹介です。

【応用機能】
❶ 共有機能：他の人と共有できる
❷ Teams連携機能：Teamsのチャットからダイレクトにタスク登録できる
❸ Outlook連携機能：Outlookのメールからダイレクトにタスク登録できる
❹ OneNote連携機能：OneNoteのメモからダイレクトにタスク登録できる

❶ 共有機能

仕事を一緒にする他のメンバーとリストを共有することができます。

共有するリスト、共有しないリストは自由に使い分けできます。

共有するリストに追加したいメンバーを登録すればリストが共有されます。

方法は2パターンあります。

【招待する方法は2パターン】
1つ目：「メールで招待」
2つ目：「リンクをコピーして伝える」

設定の手順

注意点：招待する相手もMicrosoft ToDoアプリをインストールして使える状態になっていること

手順1．右上の人型の人追加ボタンを選択する

手順2．「招待状のリンクを作成する」を選択する

手順3．リストを共有ポップアップにある「メールで招待する」または「リンクをコピー」を選択する

手順3A．(「メールで招待する」を選択した場合)招待したい人に招待用URLのついたメールを出して承認してもらう

手順3B．(「リンクをコピー」を選択した場合)招待したい人に招待用URLをチャットなどで共有して入ってもらう

招待したメンバーは自身のMicrosoft ToDoにリストが追加されます。

タスクを割り当てると相手に通知が自動的に届くので連絡漏れも防止でる
※Teamsのメッセージの通知と同類の通知

❷ Teams連携機能

Teamsのコメントからそのままタスク登録することができます。

Teamsからのタスク登録手順

手順1．チャットのコメントの「…」を押下する
手順2．「その他の操作」を選択する
手順3．「タスクの作成」を選択する

手順4．タスク登録のポップアップが表示されるので必要な情報入力する

【補足】
Teamsから直接登録すると、タスクのタイトルはチャットのタイトル入る。
タイトルのないものはチャットコメントの最初の文章がタスクのタイトルに入る。
適当な名称に編集すればそのタスク名がMicrosoft ToDoに登録される。

登録内容の確認手順

手順1．Microsoft ToDoを開く
手順2．「タスク」リストを選択する

【補足】
「タスク」のリストに登録されたタスクはドラッグ＆ドロップで他のリストに移動することが可能。必要あれば登録した後に移動すれば適当な場所にタスクを配置することができる。

1点課題があります

Microsoft ToDoの課題：プライベートチャネルでは「タスクの作成」ができない
(2022/6/15時点)

これはTeamsの仕様になります。

【参考情報：プライベートチャネルの制限】
・タブのメンション
・スレッドへのリンク作成
・コメントからタスクの作成

❸ Outlook連携機能

Outlookとの連携も可能です。

つまりはメールで依頼されたタスクをそのままToDoリストに登録することができます。

Outlookから登録したタスクは「フラグを設定したメール」に追加されます。

「フラグを設定したメール」がリストにない場合は表示させる設定をしておく必要があります。

「フラグを設定したメール」を表示する手順

手順1．アイコンを左クリックする
手順2．「設定」を選択する

手順3．設定の下の方の「接続されているアプリ」に移動する
手順4．「フラグを設定したメール」を「オン」にする

これで準備は完了です。

Outlookからのタスク登録手順

手順1．フラグを立てる

登録内容の確認手順

手順1．Microsoft ToDoを開く
手順2．「フラグを設定したメール」リストを選択する

【補足】
本文は自動的にメモ欄に追加される。
タスクからOutlookに遷移することも可能。

「フラグを設定したメール」リストからドラック＆ドロップで他のリストに移動することも可能です。

❹ OneNote連携機能

OneNoteとはMicrosoftの公式メモ管理アプリです。

【OneNoteの特徴】
・HTML形式でメモができる(画像が貼れる、文字の装飾ができる)
・階層を細かく分けて管理できる
・メモを共有編集できる

議事録をOneNoteで取るれば、やること(タスク)があった場合にOneNoteに記載した議事内容からそのままMicrosoft ToDoのタスクに登録できます。

OneNoteからのタスク登録手順

手順1．OneNoteにメモを書く
手順2．タスク追加したい部分を選択する
手順3．選択すると文字の編集メニューが表示される

手順4．編集メニューの「フラグマーク(旗)」を選択する

手順5．適当な期日のフラグを選ぶ

手順6．タスク追加したい部分にフラグマークが入っていることを確認する

追加した文の左端にフラグマークが付与されます。

これがタスク追加されている目印です。

登録内容の確認手順

手順1．Microsoft ToDoを開く
手順2．「タスク」リストを選択する

【補足】
自動的にメモ欄にOneNoteへのリンクが入力される。タスクからタスク発生元のOneNoteへ飛ぶことも可能。

さいごに

Microsoft公式アプリ陣の連携っぷりを痛感されたと思います。

おそらくタスク管理アプリのasanaやTrelloなどでも近いことはできるかと思います。

ただし、どの職場でもMicrosoftの公式アプリということで導入のハードルは低く一式を揃えるとすると今回紹介したものが最適だと考えています。

ポータブルな知識こそ覚えて役立つので、私は世間一般的に広まっているMicrosoft公式のアプリをなるべく使うようにしています。

もちろんスマホアプリでもMicrosoft ToDoはあります。

ちょっとしたメモを備忘録として残しておくときにも便利です。

スマホアプリに関しては今回割愛していますがセットで使うことをおすすめします。

おすすめなので是非Microsoft ToDoを使ってみてください！

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